La gestion informatisée de contrats, quel enjeux ? quels bénéfices ?

1 - INTRODUCTION – UN CONTEXTE ECONOMIQUE, LEGAL ET REGLEMENTAIRE EXIGEANT

Les échanges commerciaux entre entreprises sont aujourd’hui les plus difficiles jamais connus depuis l’apparition du libre échange. Dans de nombreux secteurs la compétition est acharnée et s’accroît encore du fait de l’internationalisation des acteurs économiques. Fusions et rachats se produisent couramment pour des entreprises de toute taille, lesquelles subissent de fortes pressions des marchés financiers les incitant à conserver un niveau élevé de rentabilité. Dans certains pays, les transactions commerciales sont également de plus en plus étroitement encadrées par les organismes de réglementation et la liste des engagements contractuels réciproques à respecter ne fait que s’allonger, afin que ces activités s’inscrivent dans les limites des obligations économiques, légales et règlementaires déterminées au niveau national et international.

Ainsi, malgré ces pressions concurrentielles grandissantes, les entreprises se doivent d’offrir des services et produits toujours plus performants au meilleur prix et dans les meilleurs délais, en privilégiant leur rentabilité et en se protégeant au mieux des risques encourus. Le souci de croissance et de rentabilité de chaque Dirigeant doit maintenant s’accompagner d’un contrôle exigeant des risques.

Le respect de la conformité des engagements contractuels apparaît donc comme l’un des défis auxquels le système d’information des entreprises est confronté.

L’E.C.M (Enterprise Contract Management), concept né dans les années 90 aux Etats-Unis, permet simultanément de réaliser des économies substantielles, d’améliorer la productivité, de mieux maîtriser les risques et de répondre aux exigences des marchés financiers et des législateurs (Sarbanes-Oxley, loi de sécurité financière, I.A.S / I.F.R.S). Et permet ainsi de concevoir les chantiers internes induits par ces mutations comme une réelle opportunité pour les entreprises de progresser et d’accroître leur performance.

2 - LE MARCHÉ VU PAR LES ANALYSTES

GARTNER GROUP

« C’est en 2001, à l’issue d’une mission que j’ai pu constater que la société pour laquelle j’intervenais n’était pas en mesure de fournir l’exhaustivité des contrats qu’elle avait pu signer avec ses partenaires. Il me fut alors difficile de croire aux difficultés exprimées par cette société concernant ses contrats » explique Andrew Kyte, Vice-président chez GARTNER. « Elle semblait décrire des pratiques quasi médiévales ». Après de plus amples recherches d’Andrew Kyte et son équipe, il apparût clairement que ces « processus mal contrôlés et parfois chaotiques » étaient très fréquents, et même dans de nombreuses multinationales.

Andrew Kyte explique que le marché des progiciels de gestion des contrats s’étend aujourd’hui rapidement, avec une croissance essentiellement centrée sur les Etats-Unis, mais sur le point de se répandre au reste du monde. La généralisation croissante de la sous-traitance, l’hétérogénéité grandissante des termes juridiques et financiers des contrats et l’exigence de la loi Sarbanes-Oxley sont citées comme les explications majeures de cette croissance.

PRICEWATERHOUSECOPPERS

PwC estime que les sociétés pourraient réaliser l’équivalent de 2% d’économies sur le total de leurs coûts annuels, simplement en automatisant leur gestion des contrats. Ainsi, une entreprise dépensant 1 milliard de dollars pourrait économiser près 20 millions de dollars annuellement.

GOLDMAN SACHS

Goldman Sachs estime que les dépenses engendrées par une entreprise pour gérer ses contrats d’achats sont 4 fois supérieures que celles engendrées pour la gestion de ses contrats de ventes. Goldman Sachs chiffre les économies générées par l’utilisation d’un progiciel de gestion des contrats à près de 40% des dépenses occasionnées sans ce type de solution.

Goldman Sachs qui prévient également que les Retours Sur Investissements varieront selon les industries, annonce une réduction du cycle de contractualisation de près de 50%, une diminution du nombre de mauvais paiements dus à des factures erronées de 75 à 90%, et une réduction des charges administratives associées à la gestion des contrats de 10 à 30%.

Les contrats jouent un rôle très important dans la définition et la gestion des relations d’affaires et certains analystes estiment que les économies réalisées par une solution informatique de gestion des contrats sont très significatives.

3 - L’ECHELLE DES BÉNÉFICES

Les exigences liées aux opérations quotidiennes de collecte de revenus ou de règlement de dépenses formalisées par des accords contractuels nécessitent de chaque société qu’elle mette en place un système de gestion des contrats. Si l’entreprise n’a pas choisi une solution adéquate, il apparaît alors certain que les fonctions liées à la gestion de son patrimoine contractuel reposeront sur des procédures manuelles pouvant produire un flux d’informations incomplet, voire erroné, ne permettant une parfaite maîtrise de sa politique contractuelle de l’entreprise, compromettant ainsi son efficacité.

La formalisation et le suivi des contrats signés par une entreprise représentent un budget et une charge de travail importants. Les analystes et l’expérience des entreprises sur le terrain, ont démontré que la mise en œuvre d’une solution informatisée de gestion des contrats (E.C.M - Enterprise Contract Management) associée à l’instauration de procédures adaptées permettent à la fois de réaliser des économies, d’améliorer la qualité de leurs relations d’affaires et d’accroître la maîtrise des risques. La mise en adéquation du système d’information avec les besoins de tous les gestionnaires de contrats de l’entreprise apparaît aujourd’hui comme une priorité attendue par les chefs d’entreprises, leurs actionnaires et les Législateurs.

Tout en apportant des bénéfices continus dans l’organisation de l’entreprise, l’ECM permet de dégager de réels et rapides Retours Sur Investissements.

Le tableau ci-joint présente les bénéfices constatés à l’issue de l’implémentation d’une solution informatisée de gestion des contrats.

4 - LES BÉNÉFICES

• Lever le frein que constitue la consultation des engagements contractuels pris ou obtenus

Le contrat « papier » implique des recherches souvent fastidieuses et consommatrices de temps. En outre, la lourdeur de ces recherches constitue souvent un frein à la recherche d’informations en cas de doute sur le contenu d’une clause ou d’un engagement particulier.

En faisant du contrat un « objet » informatique dynamique et instantanément consultable, l’entreprise facilite le travail d’investigation de ses collaborateurs pour notamment s’assurer de la conformité des engagements pris ou obtenus. Elle leur permet de consacrer davantage de temps à leurs missions à valeur ajoutée.

• Fluidifier le processus de contractualisation et le rendre conforme à la politique de l’entreprise

En mettant à disposition de ses collaborateurs habilités une bibliothèque de contrats, clauses et courriers modèles l’entreprise répond à deux préoccupations majeures génératrices de deux bénéfices importants.

Le premier repose sur la réduction du temps passé par le collaborateur habilité en phase d’élaboration du contrat. S’appuyant sur des modèles, il n’aura plus à rechercher des informations souvent dispersées dans l’entreprise. Sa charge administrative sera réduite et ce gain de temps lui permettra de se consacrer à ses missions à plus forte valeur ajoutée.

Le second bénéfice tient à la mise application plus aisée d’une politique contractuelle conforme aux exigences de l’entreprise. L’utilisation systématique par l’ensemble des collaborateurs, de modèles éprouvés et validés, aura pour conséquence de sécuriser l’entreprise dans ses relations d’affaires.

• Maîtriser les échéances contractuelles

L’une des difficultés rencontrées fréquemment par les entreprises concerne le défaut d’anticipation des échéances contractuelles. Il n’est ainsi pas rare de constater que certaines entreprises se trouvent en difficulté lorsqu’un préavis contractuel est dépassé ou pas assez anticipé, ne laissant pas le temps de trouver des solutions alternatives plus adaptées.

Qu’il concerne la renégociation d’un contrat passé avec un distributeur, un contrat de propriété intellectuelle, un contrat d’abonnement ou de maintenance, le dépassement du délai de préavis engendre parfois un manque à gagner, un risque et des coûts injustifiés et inacceptables.

Maître de ses échéances contractuelles, l’entreprise se trouve en situation d’analyse et évite les décisions trop précipitées. Elle dispose ainsi du temps suffisant à la mise en œuvre des plans d’actions qui s’imposent.

• Mieux piloter les contrats en cours d’exécution et gérer la conformité des résultats

En faisant du contrat un « objet informatique » dynamique, l’entreprise améliore l’efficacité de son suivi depuis sa signature jusqu’à son terme. La qualité d’exécution d’un contrat sera facilitée par la fluidification des échanges entre tous les acteurs concernés. Le travail collaboratif sera facilité et fera reposer les relations de travail internes sur la base d’un document référence dont les enjeux seront alors maîtrisés par tous.

• Mieux anticiper les risques en identifiant les contrats sensibles

Décrétés sensibles par l’entreprise certains contrats nécessitent une attention toute particulière. Les responsables opérationnels en charge de ces contrats doivent disposer d’indicateurs permettant un contrôle de la qualité et des échéances tout au long de sa durée d’exécution.

De cette manière les acteurs concernés disposeront de l’information leur permettant d’anticiper les risques potentiels encourus, et ce dès la première alerte. La mise en œuvre d’un plan d’action visant à régulariser une situation pouvant générer des risques aussi bien financiers qu’opérationnels pour l’entreprise sera plus aisée. Cette procédure de « mise sous contrôle » d’un contrat pouvant occasionner des conséquences lourdes, facilitera l’éventuelle résolution du conflit résultant de cette opération et entraînera alors inévitablement une réduction des dépenses occasionnées par le traitement d’un contentieux.

• Disposer d’une vision analytique du patrimoine contractuel et identifier les conséquences avant un changement d’organisation

A chaque organisation interne de l’entreprise (secteur d’activité, établissement, axe analytique) est associé un ensemble de contrats. En disposant d’une visibilité analytique du patrimoine contractuel, l’entreprise se trouve alors instantanément en mesure d’analyser les conséquences contractuelles qui pourraient résulter d’un changement d’organisation.

• Assurer l’auditabilité des contrats

Dans un contexte, où les autorités politiques et financières imposent une transparence maximale ainsi que la mise en œuvre de procédures internes visant à maîtriser les risques, une solution informatisée de gestion des contrats contribue à donner aux Responsables Opérationnels les moyens de justifier des actions mises en œuvre pour y contribuer.

Devenu « outil » de pilotage, d’analyse et de diagnostic, le contrat répond alors aux contraintes d’un marché devenu très exigent en terme de transparence.

• Améliorer la surveillance financière des engagements contractuels

Mesurer les conséquences financières d’un engagement contractuel jusqu’à son terme constitue un enjeu majeur. Quel que soit sa nature, son mode de financement ou son indexation un engagement contractuel repose très fréquemment sur des conditions financières particulières que l’entreprise doit pouvoir contrôler et mesurer à chaque instant.

En disposant de l’échéancier de facturation ou de règlement, une entreprise se met en situation d’une part d’émettre et de régler les bonnes factures. L’accès instantané à cette information facilitera les procédures de recouvrement et de règlement des bonnes factures.

5 - CONCLUSION

Bien plus qu’une gestion documentaire, L’ECM consiste à mettre en œuvre une solution destinée à couvrir les enjeux opérationnels, organisationnels et financiers associés à la gestion du patrimoine contractuel de l’entreprise. Et ce concept connaît, depuis son apparition, une croissance très forte sur le marché nord américain.

En traitant des problèmes opérationnels, organisationnels et financiers que rencontrent quotidiennement les entreprises et en permettant de dégager d’importants Retours Sur Investissements (en moins de 6 mois selon certains analystes), l’ECM apparaît comme un élément stratégique et rentable du système d’information.

Rapidement opérationnelle, la solution acoléa, conçue pour s’intégrer parfaitement dans le système d’information des entreprises, permet de faire du contrat un outil de pilotage, d’analyse et de diagnostic.